必見！仕事ができる人がやっている伝え方のコツ

　

　

　

あなたは伝え方に自信がありますか？

　

かくいう私も、「自分って伝え方が下手だなぁ。。。」と悩んでいました。

　

会議などで、私が発言した際には、「キミ！何を言ってるのか全然わからん！」と会社の役員の方に怒られたこともあります。

　

そんな私でも、伝え方というのは、ある程度コツをつかめばそれ程難しくないことに気づきました。

　

コツを掴んでしまえば、あとはそれを実践するだけで、あなたは「伝え方が上手」だとか、「仕事ができる」と言われるようになります。

　

今回は、そんな仕事ができる人がやっている伝え方のコツについて解説致します。

「伝え方が苦手」という方は、これを機に、自分の伝え方を見直してみてくださいね！

　

これだけでOK！伝え方のコツ

伝え方に自信がないという人は、次の伝え方のコツを実践できているのか、一度確認してみてください。

　

　

相手の立場で考える

コミュニケーションというのは、伝える側ではなく、受け取る側がいて始めて成り立つものです。

相手側にとって、必要でない情報であれば、そもそも伝える意味がありません。

そのため、ただ、自分が伝えたいことだけを伝えるのではなく、相手側の立場に立って伝える内容を調整することも必要です。

相手側にとって、そもそも自分が伝える情報が、

　

など、「相手側が聞きたいこと」が何なのかを確認したうえで、伝えることを意識しましょう。

　

話の目的を把握している

自分が何かを伝える際には、目的を把握した上で、伝えるようにしましょう。

目的が不明確のまま、情報を詰め込んで話をすると、相手には重要なポイントが伝わりません。

何のためにこれから伝えようとしているのかをしっかりと認識したうえで、コミュニケーションに挑みましょう。

　

話をよく聞く

伝え方には、相手側の立場に立って考えることも必要だということを先ほど述べました。

相手側が「どのような情報を求めているのか」、「どのような考え方なのか」ということを把握するためにも、しっかりと相手の話を聞くようにしましょう。

また、一方的なコミュニケーションは相手に伝わりにくいです。聞き手に合わせて態度や表情を変えることは、聞き手にも伝わり、話を受けとめられやすくなるでしょう。

　

最初に結論を伝える

ビジネスは時間が命と言われています。

限りある時間を効果的に使うためにも、結論から先に伝えるようにしましょう。

また、何の話をするのか先に明確にすることで、相手は話の内容を理解しやすくなります。

話の内容にもよりますが、話をするときは基本的に結論や全体像から先に話しましょう。

聞いている人は全体のイメージを把握してから詳細を聞くことができるため、話の流れがつかみやすく理解度を深めることが可能になります。

　

結論を支える根拠を説明する

結論だけを伝えても意味がありません。

結論に至った理由を説明する必要があります。

「結論」→「根拠」→「具体例」など、「なぜそう言えるのか？」という疑問に答える「根拠」もセットで用意するようにしましょう。

　

具体的な内容を話す

結論、根拠だけでなく、具体的な内容が話せると尚良いでしょう。

　

説明する側は、相手側がイメージしやすいように、例え話や自分の経験など具体例を織り交ぜて話しましょう。

これによって相手がしっかりとイメージできれば説得力があがります。

相手側の立場や、経験、理解しやすい言葉を踏まえた具体例を考えてみるのが良いでしょう。

　

「～です。」「～ます。」までの一文を短くする

会話の一文はなるべく短く区切りましょう。

一文が長いと伝えたいポイントを理解しづらく、話の流れがつかみにくくなってしまいます。

特に、話すのがあまり得意ではないという人は、「~です。」「~ます。」までの文をなるべく短くすることを意識してみて下さい。

　

「え～」や「あっ」などの言葉を使わない

「え～」や「あっ」という無駄な言葉を会話に入れる癖がついてはいないでしょうか？

話しはじめや返事をするときについ言ってしまうことがあるので、無駄な言葉はなるべく使わないようにしましょう。

「え～」や「あっ」という言葉を頻繁に使っていると、話下手な印象を持たれてしまい、そもそも話を聞き入れてもらえなくなる場合もあります。

　

伝え方が上手な人の特徴

あなたの周りにいる、伝え方が上手な人を想像してみて下さい。

伝え方が上手な人には、次の特徴があると思います。

　

端的にハキハキと話す

どんなに良い内容でも、どんよりと無愛想に伝えてしまうと伝えたいことが伝わりません。

逆に、内容はそれほどよくなくても、端的にハキハキと話すだけで乗り切れることもあります。

仕事ができる人は、きちんとした内容を、次の3つのポイントをおさえ、端的にハキハキと話すことができていますよね。

　

伝えるのが苦手だという方は、上記の3つのポイントができているか確認してみてくださいね。

　

伝えるべきポイントを把握している

情報を詰め込んで話をすると、聞き手には、重要なポイントが伝わりません。

そんな事態を避けるためにも、自分の伝えたいポイントを3点程に絞り、明確にしたうえで、伝えるようにしましょう。

　

相手視点に立ち、相手が欲しい情報を伝える

どんなに伝え方が良くても、相手にとって必要ない情報であれば、相手は聞く耳をもってくれないでしょう。

伝え方が上手な人は、相手に「この話はあなたにとって必要ですよ」と感じさせることが上手です。

人が最も関心を持つのは、自分自身に関することです。「自分ごとだ」と思ったときに、相手の話に強い関心を示します。

相手の立場に立って、相手がその会話において、どんな情報を投げかけられたら喜ぶのか、反応するのかを考えてから伝えると、あなたは会話が上手だと認識されることでしょう。

具体的には、会話の中に、次の2つを折り込めているか確認してみて下さい。

　

　

このような人間心理を押さえて会話をすると、興味を惹きつけ、自分ごとのように思わせやすくなります。

　

「結論」「理由」「具体例」など枠を使って話す

話をうまく組み立てるために、あらかじめ用意した枠に沿って伝えるのも効果的です。

例えば、「結論」→「理由」→「具体例」という枠を用意しておけば、「私はこう思います」→「なぜなら～だからです」→「例えば～です」で話すと、要点がはっきりして、短くても伝わりやすくなります。

他にも、「結果法」という枠など、効果的とされる会話の枠がありますので、よかったら自分に合った枠を探してみて下さい。

　

　

人の話をよく聞く

伝え方が上手な人は、伝えるだけでなく、相手の話をよく聞くこと、相手から情報を引き出すことも上手です。

また、普段から、人の話をよく聞いているため、会議などの場でも、話の流れや、場の雰囲気を読みとり、その場で必要とされる内容を的確に話すことができます。

「相手が何を求めているのか」、「相手が何を考えているのか」、「相手に何を伝えれば動いてもらえるのか」、相手をよく観察したうえで、自分の意見を伝えるようにしましょう。

　

伝え方が下手な人の特徴

今度は逆に、あなたの周りにいる、伝え方が下手な人を想像してみて下さい。

伝え方が下手な人には、次の特徴がないでしょうか？

結論までダラダラと話す

このタイプは、自分が持っている情報を余すことなく、「伝えたい」という気持ちを持っています。

話が長い人はこの「伝えたい」という気持ちが強いため、言わなくてもいい情報まで盛り込んでくるのです。

例えば、遅刻した理由を話すとき、「電車が遅れた」と一言伝えれば済む話を、「朝起きて、歯磨きをして‥」と事細かに話してきます。

もしあなたがこのタイプだとすれば、「結論」→「根拠」→「具体例」など、要点をまとめて、話した方が良いでしょう。

　

伝えるべきポイントがわかっていない

話が長い人は、何を伝えたらよいかそもそもわかっていない場合が多いです。

何を伝えたらよいかわかっていないため、自分が持っている情報を全て相手に伝えようとします。

これだと、話が長くなり、相手からしても何を伝えたいのかくみ取るのか難しいため、何を伝えたらよいか確認したうえで、会話に挑むのが望ましいでしょう。

　

自分の話ばかりする

これは年配の人や縄張り意識の強い人に多く見られる傾向です。

「なんでも自分の話に持って言ってしまう人」、「なんでも自分の話にすり替えてしまう人」があなたの周りにもいないでしょうか。

これも「伝えたい」という気持ちが先走ってしまっていることが原因です。

こうならないためにも、会話の途中で客観的に自分を見て、相手の立場に立ってコミュニケーションすることを心がけましょう。

　

話の内容が抽象的

話の内容が抽象的な場合、相手はそれに対する理解や、それに基づく意思決定ができません。

主語や具体的な数字を用いずに、会話をする人が周りにいないでしょうか。

もし、仕事上で「在庫はまだ余裕があるので大丈夫です」、「納期までまだまだ余裕があります」などと抽象的な説明をすれば、お互いの思い違いから後々トラブルに発展する恐れもあります。

なるべく事実ベースで、主語や数字を用いて具体的な会話をするのが望ましいでしょう。

　

人の話を聞いていない

話下手にありがちなのが、そもそも相手の話をよく聞いていなくて、自分が何を話したらよいのか分かっていないということがあります。

話を聞いていないので、相手の立場に立って、相手が欲しい情報を伝えることができません。

これは、少しばかり頭のいい人やチームでの仕事が苦手な人などに多くみられます。

人の話を聞くには、時として「我慢」も必要です。話の内容にかかわらず、とりあえず「最後まで聞く癖」をつけたほうがいいかもしれません。

　

まとめ

今回は、伝え方のコツについて解説致しました。

　

伝え方が苦手な人は、上記の内容を確認しながら、普段の自分の伝え方を見直すきっかけにして下さいね。